Mitarbeiterschulung – ein unterschätztes Problem

Warum eine Mitarbeiterschulung unverzichtbar ist

Im Management eines Unternehmens wird schnell klar, dass sich Mitarbeiter einer Vielzahl von externen und internen Richtlinien bewusst sein müssen. Externe Richtlinien nennen wir oft „Gesetze“, interne Richtlinien werden mit besten Absichten vom Management oder einzelnen Fachbereichen entwickelt oder stammen auch aus den Umsetzungsempfehlungen von etablierten internationalen Standards wie z.B. ISO 27001/27002.

Die größten Herausforderungen bei der Mitarbeiterschulung

Schulungen und Seminare zur Persönlichkeitsentwicklung oder der Verbesserung von soft skills sind nicht Teil dieses Artikels. Vielmehr geht es um die Umsetzung von – aufgrund der bestehenden Regularien – verpflichtenden Schulungen.

Daraus ergeben sich zwei Problemfelder:

1. Über welche Richtlinien müssen die Mitarbeiter tatsächlich in welcher Tiefe und auf welchem Weg informiert werden?
2. Wie kann einigermaßen sichergestellt werden, dass alle Beschäftigten eines Unternehmens die Inhalte der Richtlinie auch tatsächlich internalisieren und nicht eine halbe Stunde nach der Schulung vergessen haben?

Unsere Gesellschaft ist sicher über weite Teile von einer Überregulierung betroffen. Jeder kennt wohl Vorschriften, die einem selbst völlig unnötig vorkommen, weil langjährige Erfahrung und der vielgepriesene „Hausverstand“ als jedenfalls ausreichend für eine gute und sichere Erfüllung von Aufgaben erscheinen.

Das hat jedoch auch dazu geführt, dass in vielen Unternehmen die Durchführung von verpflichtenden Schulungen auf ein Minimum reduziert werden. Mit einer Unzahl von Informationen werden neu eingestellte (und entsprechend motivierte und engagierte) Personen zum Selbststudium im Rahmen des Onboarding-Prozesses überschüttet. Ziel ist oft weniger die Vermittlung von tatsächlichen Verhaltensrichtlinien, sondern das Abhaken von lästigen Compliance-Vorschriften.

Wenn die Richtlinien jedoch Vorschriften betreffen, deren Verletzung für das Unternehmen massive Konsequenzen bis zur Einstellung des Geschäftsbetriebs bedeuten können, wird klar, dass dieser Ansatz nicht zielführend ist.

Je nach Branche eines Unternehmens wird es unterschiedliche Themenbereiche geben, deren Vorschriften gerade frisch eingestiegenen Mitarbeitern besonders eindrücklich vermittelt werden müssen. Für ein Unternehmen in der industriellen Lebensmittelproduktion kann es den wirtschaftlichen Tod bedeuten, wenn strukturelle Verletzungen der Hygienevorschriften vorliegen. Ein Hersteller von Vergnügungspark-Fahrgeschäften muss für seine Produkte andere Sicherheitskonzepte einführen als ein Produzent von Souvenirfiguren.

Relativ unabhängig von der Branche sind jedoch die Gesetze und Richtlinien beim Datenschutz und der IT-Sicherheit zu beachten. Grobe Verstöße gegen die bestehenden Datenschutzgesetze, vielleicht auch noch garniert mit einer ungeschickten Kommunikation mit den zuständigen Behörden, können neben dem dann folgenden administrativen Aufwand für das Behördenverfahren und externe Beratung auch empfindliche Strafen bedeuten, die auch eine Höhe erreichen können, die dem Jahresgewinn von vielen Unternehmen entsprechen. Die 4% des Jahresumsatzes bzw. 20 Millionen Euro (je nachdem, welcher Betrag höher ist!) als Höchststrafe wurden schon in vielen Artikeln über die DSGVO erwähnt.

Und IT-Sicherheit bedeutet den technischen und organisatorischen Schutz der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Unternehmensdaten. Überlegen Sie als Unternehmer, vielleicht als Alternative zum Konsum eines Horrorfilms auf Netflix, mal die Vorstellung, wenn wichtige IT-Systeme im Unternehmen offengelegt wären, die Daten verändert oder gar ganz gelöscht würden. Wie schnell wäre das Unternehmen zuerst handlungsunfähig und dann pleite? Wie hoch sind die Kosten, wenn Mitarbeiter zwar bezahlt werden müssen, aber außer einem Beitrag zur Reduzierung der erforderlichen Heizleistung in den Räumen nichts für das Unternehmen tun können, weil alle Systeme stehen und nicht mal klar ist, welcher Auftrag als nächstes abzuarbeiten wäre?

Solche Themen will man also als verantwortungsbewusstes Unternehmen tatsächlich „ordentlich“ schulen. Welche Formen stehen dafür zur Verfügung?

Mitarbeiterschulung: Präsenzseminar oder E-Learning?

Erstens die altbewährte Präsenzschulung. Sie ist auch deshalb altbewährt, weil es früher oft die einzige Möglichkeit zur Wissensvermittlung war. Denn die Erstellung von themenspezifischen Schulungen für das Selbststudium, die idealerweise auch noch ein didaktisches Konzept mitbringen, ist mindestens ebenso aufwändig und erfordert bei den Mitarbeitenden einen noch höheren Lernaufwand als das Besuchen eines Seminars. Die Präsenzschulung hat jedoch auch den gravierenden Nachteil, dass nicht nur die Lernenden präsent sein müssen, sondern auch eine Person, die das Wissen vermittelt und dabei hoffentlich nicht nur das äußere Erscheinungsbild eines Experten mitbringt. Diese Person übernimmt das dummerweise nicht kostenlos, sodass eine periodische Wiederholung (z.B. für neu in das Unternehmen gekommene Mitarbeiter) nur für recht große Unternehmen mit sehr wenigen Standorten eine Alternative darstellen kann.

Auftritt e-Learning. Mit modernen Learning Management Systemen (LMS) können Kursinhalte selbst erstellt oder auch aus Authoring Systemen über standardisierte Datenformate (z.B. SCORM) importiert werden. Diese Lerninhalte werden dann über die Verwaltungssysteme den jeweiligen Personen zugewiesen und diese werden auch jedes Jahr an die neuerliche Absolvierung der Standardkurse erinnert. Diese Inhalte sind oft sehr gut gestaltet und strukturiert, die Lernenden tendieren jedoch dazu die Inhalte schnell durchzuklicken, denn kaum jemand hat heutzutage viel Zeit übrig.

Es gibt natürlich viele Strategien, um derartigen Schulungen eine höhere Akzeptanz zu geben. Praxisbezug der Inhalte, eingängige Beispiele und eine verständliche Sprache mit einem Minimum an Fachbegriffen können hier genannt werden.

Effektive Mitarbeiterschulung durch nachhaltiges Lernen

Trotzdem bleibt ein Problem bestehen: diese Schulungsinhalte sind kompliziert, eine Menge von Details – oft aus völlig fremden Fachbereichen – muss im Kopf aufgenommen, geordnet und bei der richtigen Gelegenheit wieder abgerufen werden können. Wenn beim Abrufen des Wissens jedoch intensiv nachgedacht werden muss, um ja nichts falsch zu machen, ist das für jeden Menschen anstrengend. Der bekannte Psychologe Daniel Kahnemann hat für seine diesbezüglichen Untersuchungen, im Besonderen im Zusammenhang zum Verhalten bei wirtschaftlichen Entscheidungen, den Wirtschaftsnobelpreis erhalten. Er und sein Ko-Autor Amos Tversky beschreiben zwei Arten, in denen unser Gehirn arbeitet. Sie nennen es „System 1“ und „System 2“. Sehr vereinfacht ist „System 1“ der Automatismus, der durch oftmaliges Wiederholen von Aktivitäten abläuft, während „System 2“ unsere intensiv analytische Seite ist, in der wir Berechnungen durchführen oder logische Schlussfolgerungen formulieren.

Kahnemann hat dazu in seinem sehr empfehlenswerten Bestseller „Fast Thinking. Slow Thinking“ beschrieben, dass wir im täglichen Leben zu mehr als 90% „System 1“ verwenden. Das betrifft durchaus auch komplexe Entscheidungsabläufe. Führen Sie bei jedem Auffahren auf die Autobahn eine Berechnung des Geschwindigkeitsdeltas zwischen ihrem eigenen Fahrzeug und den anderen aus, verknüpfen das mit den Beschleunigungspotential ihres Autos und vielleicht noch mit den herrschenden Wetterverhältnissen und deren Auswirkung auf die Griffigkeit des Straßenbelags? Wahrscheinlich nicht, denn sie haben sehr ähnliche Situationen schon viele Male erlebt und wissen sehr schnell, wie sie nun reagieren müssen. „System 1“ erledigt diese Aufgabe meist so unauffällig nebenbei, dass sie nicht mal das Gespräch mit den anderen mitfahrenden Personen unterbrechen werden.

Nun beobachten Sie die gleiche Situation bei einem Fahranfänger. Vielleicht haben Sie Kinder, mit denen sie als Begleitfahrer als Vorbereitung auf die Führerscheinprüfung unterwegs sind. Sie werden sehen, dass es für den ungeübten Fahrer Stress pur ist, denn er oder sie hat die Verhaltensmuster noch nicht internalisiert. Das richtige Verhalten wurde zwar im Führerscheinkurs besprochen und natürlich klang es damals logisch und leicht verständlich, die tatsächliche Umsetzung beim Auffahren auf eine stark befahrene Autobahn ist jedoch etwas ganz Anderes. „System 2“ ist total gefordert. Daher sind Fahranfänger trotz ihrer Jugend auch relativ schnell erschöpft, denn die dauernde hohe Konzentration und die Nutzung von „System 2“ sind sehr anstrengend.

Erst wenn durch oftmalige Wiederholung die verschiedenen vorkommenden Muster erkannt wurden, übernimmt „System 1“ schleichend die Herrschaft.

Die oftmalige Wiederholung von kurzen Abläufen ist also ein Schlüssel dafür, damit komplexe Richtlinien wie die Straßenverkehrsordnung und die Bedienung von Kraftfahrzeugen mühelos und erstaunlich oft fehlerlos in der Praxis umgesetzt werden. Das kann sich schnell ändern, wenn die Rahmenbedingungen massiv anders werden bzw. Situationen eintreten, die eben nicht so oft erlebt wurden. Dann sollte möglichst schnell „System 2“ wieder die Hand am Lenkrad haben. Denken Sie an Glatteis, einen Unfall vor Ihnen oder den Stadtverkehr von Neapel.

Auch bei Institutionen und im Sozialleben begegnen wir der Strategie der oftmaligen Wiederholung zum Festigen von Tätigkeiten oder Verhaltensweisen. Nicht umsonst hat die katholische Kirche das Rosenkranzbeten erfunden. Und bei der Geburtstagsfeier kann jeder an jeder Stelle von „Happy Birthday“ problemlos einsteigen, wenn auch vielleicht nicht immer in der korrekten Stimmlage.

Was wäre nun aber, wenn Schulungen auch in kleine Häppchen aufgeteilt werden und die Inhalte durch oftmalige Wiederholung sich langsam in „System 1“ als Muster manifestieren, das jederzeit mühelos und automatisch abgerufen wird?

Microlearning: Die Zukunft der Mitarbeiterschulung?

Diese Lernmethode nennt man „Microlearning“. Das Problem: für die kurzen Lerneinheiten, meist nicht mehr als ein paar Zeilen Text, wird man sich keinen Termin im Kalender eintragen. Manche Microlearning-Apps melden sich in unregelmäßigen Abständen mit einer akustischen Benachrichtigung und wollen dann gelesen werden. In Zeiten, in denen eher empfohlen wird, die Anzahl der Benachrichtigungen der Smartphones zu reduzieren oder nach Möglichkeit ganz abzuschalten, ist es verständlich, dass dieser Ansatz nicht besonders beliebt ist. Gleichzeitig kann man aber von Nutzern auch nicht erwarten, dass sie selbst bei kurzen Pausen (im Bus, beim Warten auf das nächste Meeting,…) an das Öffnen der Lern-App denken.

Lange haben wir über diese Problematik nachgedacht. Das Ergebnis finden Sie hier. Kann es für beliebig komplexe Inhalte verwendet werden? Nein, nur für Wissensgebiete, für die eine Aufteilung in mehr oder weniger unabhängige Wissenshäppchen sinnvoll möglich ist. Wird jeder Mitarbeiter damit über Nacht zu einem kleinen CISO oder DPO? Nein, aber durch die Wiederholung von Richtlinien in Verbindung mit grafischen Darstellungen bleiben die Inhalte besser in Erinnerung. Es ist, wie so vieles in der Führung eines Unternehmens, ein Kompromiss. Wir können nicht wissenschaftlich nachweisen, dass es die ideale Schulungsmethode ist, aber es gibt definitiv schlechtere.