Google Forms Free DSGVO konform einsetzen. Folgende Punkte müssen Sie beachten:

DSGVO konforme Verwendung von Google Forms (Free)

Im ersten Schritt müssen wir feststellen, ob eine Einwilligung notwendig ist, um den Google Forms (Free) DSGVO-konform zu nutzen.

Aufgrund der Tatsache, dass die Einbindung von Google Forms (Free) nicht für den Betrieb der Website nötig ist, erfordert die Einbindung eine Einwilligung.

Die Einbindung von Google Forms (Free) kann grundsätzlich nur auf Basis einer Einwilligung durchgeführt werden, da andere Rechtsgrundlagen nicht geeignet sind.

Es erfolgt eine Übermittlung von Daten an den selbständigen Verantwortlichen Google Ireland Limited. Diese Information muss in die Datenschutzerklärung aufgenommen werden.

1. Holen Sie die ausdrückliche Zustimmung der Benutzer per Opt-in ein

Bevor Google Forms (Free) auf der Website aktiviert wird und beginnt, Benutzerdaten zu sammeln, muss der Besucher zunächst seine ausdrückliche Zustimmung geben. Verweigert der Besucher die Zustimmung, was ebenfalls möglich sein muss, darf Google Forms (Free) nicht aktiviert werden. Es dürfen keine Daten an Dritte weitergegeben werden. Dieses Opt-in-Verfahren ist zwingend erforderlich, um den Datenschutzbestimmungen zu entsprechen.

2. Bieten Sie immer die Möglichkeit, die Einwilligung zu widerrufen (Opt-out)

Auch wenn der Nutzer der Nutzung von Google Forms (Free) zugestimmt hat, muss ihm jederzeit die Möglichkeit gegeben werden, diese Entscheidung rückgängig zu machen und das Tracking zu deaktivieren. Aus diesem Grund ist es notwendig, ein Opt-out-Verfahren bereitzustellen, das für den Webseitenbesucher jederzeit leicht zugänglich ist. Der Nutzer muss seine Einwilligung jederzeit widerrufen können. Die Möglichkeit zum Widerruf muss ebenso einfach sein wie die Möglichkeit zur Einwilligung.

3. Erwähnen Sie Google Forms (Free) in der Datenschutzrichtlinie vollständig, einfach und transparent

Die Datenschutzrichtlinie auf Ihrer Website muss umfassend, transparent und genau sein. Sie sollte für jeden lesbar und verständlich sein, auch ohne juristische Ausbildung. Es ist wichtig, einen Abschnitt auf Google Forms (Free) einzufügen, der klar beschreibt, welche Daten erhoben werden, zu welchem ​​Zweck sie verwendet werden und wer dafür verantwortlich ist, sowie ob Daten weitergegeben werden und welche Rechtsgrundlage gilt.

Datenschutzerklärung für Google Forms (Free) Dabei verarbeitete Datenkategorien: technische Verbindungsdaten des Serverzugriffs (IP-Adresse, Datum, Uhrzeit, abgefragte Seite, Browser-Informationen), Daten zur Erstellung von Nutzungsstatistiken und Daten über die Nutzung der Website sowie die Protokollierung von Klicks auf einzelne Elemente. Zweck der Verarbeitung: Auslieferung und Bereitstellung der Website. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung: Ihre Einwilligung nach Art. 6 (1) a DSGVO. Eine Übermittlung von Daten erfolgt: an den selbständigen Verantwortlichen Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Die Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung an Google Ireland Limited ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 (1) a DSGVO. Dies kann auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Land außerhalb der Europäischen Union bedeuten. Die Übermittlung der Daten in die USA erfolgt aufgrund Art. 45 DSGVO iVm der Angemessenheitsentscheidung C(2023) 4745 der Europäischen Kommission, da sich der Datenempfänger zur Einhaltung der Grundsätze der Datenverarbeitung des Data Pricacy Frameworks (DPF) verpflichtet hat. 

4. Zusätzliche Information

Neben den oben genannten Angaben müssen in der Datenschutzinformation auch die Pflichtangaben aus Art. 13 bzw. 14 DSGVO enthalten sein: Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen, gegebenenfalls die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten, die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen, die berechtigten Interessen, falls die Verarbeitung auf Artikel 6 (1) f DSGVO beruht, die Dauer der Verarbeitung, die Angabe der Rechte der betroffenen Person inklusive des Rechts auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, die Möglichkeit des einfaches Widerrufs von abgegebenen Einwilligungen, sowie die Angabe, ob die Bereitstellung der Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben ist bzw. welche möglichen Folgen die Nichtbereitstellung hätte. Für den Fall, dass die Daten für eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling eingesetzt werden, müssen aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und Auswirkungen auf die betroffene Person angegeben werden. Die Verarbeitung der Daten ist auch im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO zu dokumentieren. Die dafür benötigten Informationen finden sich bereits in der Datenschutzerklärung, die aus den bisherigen Angaben erstellt werden kann.

5. Formulieren Sie die Einwilligung verständlich und stellen Sie diese klar dar. Verwenden Sie keine Dark Patterns.

Bevor der Nutzer der Nutzung von Google Forms (Free) zustimmt oder diese ablehnt, muss er ausführlich über die jeweiligen Zwecke informiert werden. Daher ist ein präzise formulierter Einwilligungstext von großer Bedeutung. Dieser sollte zudem so platziert werden, dass er für den Nutzer sofort erkennbar ist. Die Einwilligung des Nutzers muss aktiv sein. Einzelne Dienste dürfen nicht vorab ausgewählt werden.

6. Verwenden Sie einen Consent Management Provider CMP (Cookie-Banner/Cookie-Popup/Cookie-Leiste)

Unterschiedliche Bezeichnungen, aber (meist) der gleiche Zweck. CMP unterstützt Sie bei Einwilligungen (Opt-in und Opt-out), Datenschutzerklärung und weiteren DSGVO-Themen. Technischer Support ist empfehlenswert hinsichtlich der DSGVO und des Einwilligungsmanagements, um Fehler zu vermeiden.

Unser Einwilligungstool zur Nutzung von Google Forms (Free): Legal Web Privacy Cloud CMP

Legal Web Privacy Cloud unterstützt Sie bei der rechtskonformen Integration von Google Forms (Free). Folgende Funktionen stellt Ihnen unsere Consent Manager Plattform zur Verfügung.

• Rechtskonformes Cookie-Popup für Opt-in und Opt-out
• Vollständige Datenschutzerklärung inkl. Zwecke, Datenkategorien, Empfänger, …
• Korrektes Impressum
• Automatische Updates bei Gesetzesänderungen

Mit Legal Web Privacy Cloud bieten wir ein All-in-One DSGVO-Paket für Ihre Website und Ihren Webshop. Sorgenfrei, rechtskonform und immer auf dem neuesten Stand mit den neusten Rechtsgrundlagen und Support für Google Forms (Free).